Prompting #5: Prompt automation e AI workflow – come automatizzare i prompt e creare flussi intelligenti per lavorare meglio

Introduzione: il futuro del prompting è nel flusso

Hai imparato a scrivere prompt efficaci, a usarli nei casi d’uso più comuni, a modularli, perfezionarli. Ora è il momento di fare un ulteriore salto di qualità: non devi scrivere ogni prompt da zero, ogni volta.

Il vero potere arriva quando automatizzi ciò che funziona.

In questo articolo scoprirai come costruire veri e propri workflow AI, ovvero processi automatizzati in cui i prompt diventano strumenti produttivi, ricorrenti e scalabili. È qui che si gioca la partita del lavoro digitale avanzato.

Prompt che si ripetono: come crearli e conservarli

Uno dei vantaggi più importanti nell’uso dell’AI è poter contare su prompt riutilizzabili. Alcuni prompt funzionano così bene – perché scritti in modo chiaro, specifico e testato – che vale la pena conservarli in modo ordinato per poterli riutilizzare e migliorare nel tempo.

📌 È qui che entrano in gioco i prompt template.

Un prompt template è un modello dinamico e riutilizzabile, costruito attorno a un prompt ben strutturato e reso flessibile grazie a variabili personalizzabili (es. {{tema}}, {{tone}}, {{limite_parole}}). Questi template diventano veri e propri mattoncini operativi, pronti per essere impiegati ogni volta che serve.

Perché crearsi una libreria di prompt template:

• Eviti di riscrivere ogni volta da capo
• Puoi archiviarli, aggiornarli e condividerli facilmente
• Sono ideali per essere automatizzati con strumenti no-code (Zapier, Make, ecc.)
• Puoi organizzarli per canale (blog, social, email), obiettivo, cliente o brand

Come costruirli:

• 📁 Salvali in un sistema ordinato (Notion, Airtable, Google Sheets)
• 🧪 Testali su più AI per capire dove performano meglio
• ✍️ Inserisci esempi reali accanto a ciascun template

Esempio pratico di prompt template:

“Agisci come un ghostwriter professionista specializzato in comunicazione executive per CEO del settore tech. Redigi un post LinkedIn ispirazionale, lungo {{100-150}} parole, che affronti il tema di {{tema}} in modo autentico, con una riflessione personale e un punto di vista originale. Il tono deve essere {{professionale/motivazionale}}, con un’apertura che catturi l’attenzione e una chiusura che inviti al dialogo nei commenti. Utilizza esempi concreti o riferimenti a esperienze rilevanti per rafforzare il messaggio.”

✅ Risultato: con un solo schema puoi generare decine di post efficaci, adattabili a diversi contesti, senza compromettere qualità e coerenza.

Automatizzare i prompt che usi abitualmente ti permette di trasformare ogni template in un’azione ripetibile, precisa e sempre allineata ai tuoi obiettivi.

Infine con una libreria ben costruita, ogni prompt sarà pronto, personalizzabile e soprattutto scalabile nei tuoi flussi AI.

GPT personalizzati: creare IA che conoscono il tuo contesto

Un altro passo evolutivo per usare l’AI in modo professionale è creare un tuo GPT personalizzato all’interno di ChatGPT. Questa funzione permette di costruire una versione dell’AI che conosce il tuo contesto, il tuo stile e i tuoi obiettivi.

Un GPT personalizzato è un’istanza addestrata su prompt, informazioni e istruzioni specifiche. Non si tratta solo di una personalizzazione estetica: questi GPT sanno riconoscere il tono, il brand, le preferenze, i contenuti già prodotti e adattarsi di conseguenza.

Come si crea un GPT personalizzato:

• Accedi a ChatGPT (Plus)
• Vai su “Esplora GPTs” e clicca su “Crea”
• Compila le sezioni richieste (nome, descrizione, comportamento)
• Inserisci istruzioni dettagliate: chi sei, cosa deve sapere, tono da usare, cose da evitare
• Carica documenti o inserisci dati chiave nella sezione dedicata

Esempio pratico:

Sono una copywriter freelance e ho creato un GPT per ciascun mio cliente. Ognuno ha istruzioni specifiche su:

• Brand e mission
• Tone of voice (es. fresco, tecnico, narrativo)
• Punti da evitare (ad esempio: niente linguaggio troppo informale, no emoji)
• Obiettivi di comunicazione (informare, vendere, educare)
• Argomenti ricorrenti e stile di riferimento

✅ Risultato: ogni volta che apro quel GPT, so che l’output sarà già allineato con il brand. Scrivere diventa più veloce, preciso e coerente. È come avere un assistente che ti conosce perfettamente.

Perché è utile:

• 🔁 Risparmia tempo
• ⚙️ Riduce gli errori umani
• 🧠 Rende scalabili le attività ripetitive
• 📈 Ti permette di concentrarti su ciò che conta davvero

Come automatizzare i prompt senza codice: creare flussi tra strumenti

Se vuoi ottenere il massimo dall’AI, un ottimo passo avanti è far collaborare tra loro gli strumenti che già usi ogni giorno, anche senza sapere nulla di programmazione.

Questo è possibile grazie a piattaforme no-code che permettono di collegare, ad esempio, un modulo, un’email e ChatGPT in una sequenza automatica.

Cosa significa, in pratica?

Ecco 3 casi d’uso semplici e realistici:

1. Raccolta e risposta automatica:
   • Un utente compila un modulo di contatto (es. per chiedere un preventivo)
   • Il sistema invia le informazioni a ChatGPT
   • ChatGPT genera una bozza di risposta personalizzata che viene inviata via email
2. Creazione contenuti ricorrenti:
   • Ogni lunedì inserisci 3 temi in un foglio di calcolo
   • Un flusso automatico usa quei temi per generare 3 post settimanali (es. blog, Instagram, LinkedIn)
   • I contenuti vengono salvati in una cartella Google Drive già pronti da rivedere
3. Riassunto documenti ricevuti:
   • Ogni volta che ricevi un nuovo file in una cartella (es. contratto, report, brief)
   • ChatGPT genera un riassunto o una sintesi dei punti chiave
   • Il testo viene copiato automaticamente in una tua dashboard o inviato via email

👉 Tutto questo può avvenire senza scrivere una sola riga di codice. Serve solo una logica chiara e strumenti che permettano di costruire “collegamenti” tra eventi e azioni.

Questa è l’essenza dei flussi AI automatizzati: ridurre i passaggi manuali e liberare tempo prezioso.

Esempio completo: flusso di lavoro e prompt automatizzati per un content planner

🎯 Obiettivo: automatizzare la produzione settimanale di 3 contenuti destinati a canali diversi, mantenendo coerenza di tono e risparmiando tempo operativo.

Strumenti utilizzati in questo esempio:

• Notion: uno strumento di produttività che ti consente di organizzare contenuti, idee e task in formato database, bacheca o lista.
• Zapier: una piattaforma no-code che collega tra loro app diverse e consente di creare flussi automatici tra eventi e azioni.
• ChatGPT: il modello di AI generativa utilizzato per scrivere i contenuti attraverso prompt personalizzati.
• Google Drive: spazio cloud dove archiviare i file generati automaticamente.

Flusso operativo:

👉 Questo è un esempio concreto di come automatizzare i prompt e trasformare una semplice idea in contenuti pronti all’uso su più canali.

1. Ogni lunedì inserisco tema e target in una tabella Notion (es. “Come usare l’AI nei social”, target: freelance)
2. Zapier rileva il nuovo input e attiva un prompt predefinito su ChatGPT
3. ChatGPT genera automaticamente:
   • Un post da 600 parole per il blog
   • Una caption Instagram con 3 hashtag coerenti
   • Un post LinkedIn con un invito al commento
4. Tutti e tre i testi vengono salvati in Google Drive con il nome del progetto e la data

✅ Risultato: da una singola idea settimanale ottengo 3 contenuti pubblicabili su canali diversi, con tono e messaggio coerente, in meno di 5 minuti, senza scrivere una riga di testo a mano e senza nemmeno aprire l’AI manualmente. Mi basta consultare i file generati su Google Drive, già pronti per l’uso o la revisione.

Esercizio finale: costruisci un flusso AI per il tuo lavoro

📌 Progetta il tuo mini-workflow AI.

Passaggi consigliati:

• Scegli un’attività ricorrente che ti porta via tempo
• Identifica strumenti che usi già (es. Notion, Gmail, Fogli, moduli)
• Scrivi un prompt che possa essere riutilizzato ogni volta
• Inserisci variabili dinamiche per personalizzarlo
• Collegalo con Zapier o Make per automatizzare la sequenza

🎯 Obiettivo: creare un flusso che esegua un task completo da solo, ogni settimana o ogni volta che si verifica un evento (nuovo cliente, nuovo brief, nuova idea).

Questo esercizio ti aiuta a automatizzare i prompt che usi più spesso, trasformandoli in azioni concrete e ripetibili all’interno del tuo flusso di lavoro.

Conclusione

Il percorso Prompting: scrivere prompt efficaci con l’AI è terminato.

Se vuoi ripartire dal primo contenuto, comincia da qui 👉 Prompting #1: Introduzione ai prompt – cosa sono, come funzionano e cosa NON dire a un chatbot

Tieniti pronto: abbiamo in arrivo nuove risorse pratiche, casi d’uso reali ed esempi step-by-step per potenziare il tuo modo di lavorare con l’IA. Restiamo in contatto, il meglio deve ancora arrivare.

Intanto inizia subito ad automatizzare i prompt e a testare flussi di lavoro che rivoluzioneranno il tuo modo di lavorare. Ci rivediamo presto con nuovi contenuti sempre molto pratici!